יחסי ציבור- קשרי עיתונות עשר נקודות חשובות בכתיבה והפצת הודעות לעיתונות

חלק משמעותי ביותר בפעילות יחסי ציבור הוא כתיבה והפצת הודעות לעיתונות. להלן עשר הנקודות החשובות ביותר בעת כתיבה והפצת הודעות. נקודות אלו אינן מסודרות בסדר עולה או יורד.

1. ההודעה לעיתונות חייבת להיות מנוסחת היטב, כותרת, כותרת משנה, טקסט רהוט, חדשותי, ללא סופרלטיבים פרסומיים. חשוב לזכור כי מדובר בפעולת יחסי ציבור ולא פרסום. אורך ההודעה צריך לכלול כמינימום 300-400 מילה, כך שניתן יהיה לגזור ממנה ידיעה קצרה או ארוכה יותר.

2. ההודעה לעיתונות צריכה להיות חדשותית ולא בנאלית. ככל שתהיה יותר חדשותית יותר, כך סיכוייה להתפרסם גדולים יותר.

3. נתונים מספריים, כספיים, נתוני שוק, נתוני עסקה – כל אלו יגדילו את סיכויי החשיפה של ההודעה לעיתונות. משרד יחסי ציבור מנוסה יודע אילו נתונים לכלול בהודעה ואילו נתונים כדאי לשמור לפולואפ שיבוא אחר כך, למסירה בעל פה.

4. בהודעה על עסקה, ככל שהלקוח יהיה גדול יותר, ידוע יותר, ככל שמנהלו יהיה יותר מפורסם מבחינה עיתונאית כך הידיעה תהיה חשובה יותר. "גוגל רכשה מוצרים מהחברה הישראלית..." תהיה משמעותית יותר מעסקה עם חברה לא מוכרת. כך גם המצוטטים בידיעה.

5. חשוב לצרף תמונות שילווה את ההודעה. כל עמוד עיתון כולל ויז'ואל (תמונה/איור) וכדאי לאפשר לעיתונאים/העורכים להשתמש בהודעה בתוספת תמונה. ככלל, כאשר מתחילים בפעילות יחסי ציבור שוטפת, כדאי מאוד להכין מלאי תמונות.

6. תזמון ההפצה חשוב. רצוי להפיץ את ההודעה מוקדם בבוקר, לתת כמה שיותר זמן לעיתונאים להחליט האם היא מתאימה להם. כדאי לבדוק שאין מסיבת עיתונאים חשובה במיוחד באותו בוקר. שיום קודם לא פורסמה ידיעה דומה או אפילו זהה של מתחרים.

7. הידיעה חייבת להתאים גם לעיתון וגם לעיתונאים המקבלים אותם. כדאי לעקוב אחריהם שבועיים שלושה קודם לכן, לוודא שהם אכן בתחום, עוסקים בחברות וידיעות מסוג זה. כדאי גם להתאים את ההודעה לעיתון עצמו. לעיתון כלכלי רצוי שההודעה תהיה בעלת אופי כלכלי יותר, לעיתון יומי פחות כלכלי, כדאי להתאים אופי צרכני.

8. אם ההודעה חשובה וקריטית כדאי אפילו "להכין" את העיתונאים לקראתה. אנשי יחסי ציבור יש להם לרוב קשר אישי עם העיתונאים והם יכולים להרים טלפון מקדים ולבשר משהו כמו "מחר על הבוקר אני מוציא לך משהו חשוב במיוחד." כך גם אפשר לגשש האם יהיה פנוי מחר בבוקר, האם יתעניין בתחום.

9. פולואפ אחרי הפצת ההודעה חשוב במיוחד. חשוב לוודא כי העיתונאים אכן קיבלו את ההודעה, לבדוק האם היא מעניינת אותם ואם לא, אולי להפנות אותה לעיתונאי אחר באותו עיתון, לבדוק אולי הם מעוניינים בחומר נוסף.

10. חשוב לזכור כי פרסום הודעה זו או אחרת חשוב אמנם, אבל חשוב יותר הקשר המתמיד עם העיתונות ויחסי ציבור זו פעילות מתמשכת ולא חד פעמית. אם לא פורסמה או לא פורסמה בהבלטה, אפשר לנסות ולהשלים את הפרסומים במקומות אחרים, בשבועונים, מגזינים וכמובן באינטרנט, אבל אין צורך להצטער מידי אלא להמשיך קדימה.